ตรวจสอบงบการเงิน คืออะไร? สำคัญอย่างไรต่อการวางแผนการเงิน

เพราะการบริหารธุรกิจจะใช้ความรู้สึกไม่ได้ การทำความเข้าใจสุขภาพทางการเงินและความมั่นคงของบริษัทจำเป็นต้องมีขั้นตอนที่เรียกว่าการตรวจสอบงบการเงิน รายงานทางการเงินที่รวบรวมตัวเลขต่าง ๆ ของธุรกิจไว้ไม่ว่าจะเป็นรายรับ รายจ่าย หนี้สิน ค่ากำไร ขาดทุน ไปจนถึงกระแสเงินสดเพื่อให้เห็นสภาพคล่องที่แท้จริงของธุรกิจ

สำหรับใครที่เพิ่งเริ่มต้นทำธุรกิจและอยากทำเอกสารบัญชีให้ถูกต้อง ไม่อยากเสี่ยงเจอปัญหาด้านกฎหมายในอนาคต บทความนี้ GETBiz อยากจะพาทุกคนไปทำความเข้าใจเกี่ยวกับตรวจสอบงบการเงิน เพื่อช่วยให้คุณสามารถวางแผนการเงินได้อย่างถูกต้อง

Key Takeaway

• การตรวจสอบงบการเงินเป็นขั้นตอนสำคัญที่ช่วยให้เห็นสุขภาพทางการเงินของธุรกิจจริง ๆ และยังช่วยให้วางแผนด้านการเงินของธุรกิจให้เติบโตได้อย่างแม่นยำ
• การวางระบบบัญชีบริษัทที่ดีและตรวจสอบงบกำไรขาดทุนร่วมกับงบกระแสเงินสดอย่างสม่ำเสมอ จะช่วยให้ธุรกิจสามารถควบคุมสภาพคล่องได้ดีมากขึ้น
• แนะนำว่าในการตรวจสอบงบการเงิน ควรคัดตัวเลขค่าใช้จ่ายทั้งแบบคงที่และผันแปร เพื่อหาแนวทางลดต้นทุนที่ไม่จำเป็นให้กับบริษัทได้อย่างมีประสิทธิภาพ

การตรวจสอบงบการเงินคืออะไร 

การตรวจสอบงบการเงิน คือ การตรวจสอบความถูกต้องของตัวเลขในรายงานการเงิน เพื่อให้เห็นว่างบการเงินนั้นสะท้อนสถานะจริงของธุรกิจ โดยหลัก ๆ แล้วการตรวจสอบงบการเงินจะดูทั้งงบแสดงฐานะการเงิน ไปจนถึงงบกำไรขาดทุน และกระแสเงินสด ซึ่งช่วยให้เห็นภาพรวมการเงินของทั้งบริษัท ไม่ว่าจะเป็นสินทรัพย์ หนี้สิน รายได้ ค่าใช้จ่าย และเงินหมุนเวียน

แน่นอนว่าการตรวจสอบงบการเงินนี้ เป็นข้อมูลที่สำคัญกับเจ้าของกิจการ ผู้ถือหุ้น รวมถึงหน่วยงานรัฐที่ใช้ตรวจสอบความถูกต้องด้านภาษี ดังนั้น หากธุรกิจวางระบบบัญชีบริษัทไว้ดีตั้งแต่ต้น การตรวจสอบก็จะง่ายขึ้น ลดความผิดพลาด และช่วยให้บริหารธุรกิจได้มั่นใจมากขึ้น

ขั้นตอนการตรวจสอบงบการเงินแบบออนไลน์ทำอย่างไร

ปัจจุบันการตรวจสอบข้อมูลธุรกิจเบื้องต้นทำได้ง่ายขึ้นผ่านระบบออนไลน์ ช่วยให้เจ้าของกิจการเข้าถึงข้อมูลได้สะดวก ประหยัดเวลา และมองเห็นภาพรวมของธุรกิจได้ชัดเจนขึ้น โดยสามารถแบ่งการตรวจสอบออกเป็น 2 ส่วนหลัก ๆ ดังนี้

วิธีตรวจสอบงบการเงินบริษัทอื่น ๆ ออนไลน์

สำหรับใครที่ต้องการตรวจสอบข้อมูลคู่ค้า คู่แข่ง หรือพันธมิตรทางธุรกิจ สามารถใช้บริการระบบ DBD DataWarehouse+ ของกรมพัฒนาธุรกิจการค้า เพื่อดูงบการเงินย้อนหลัง ผลประกอบการ และฐานะทางการเงินของบริษัทจดทะเบียนทั่วประเทศ โดยวิธีการตรวจสอบงบการเงินบริษัทอื่น ๆ ออนไลน์ มีขั้นตอนที่สามารถทำตามได้ ดังนี้

• เข้าตรวจสอบงบการเงินบริษัทอื่น ๆ ผ่านทางเว็บไซต์ DBD DataWarehouse
• จากนั้นกรอกชื่อบริษัทหรือเลขทะเบียนนิติบุคคล 13 หลัก ในช่องค้นหาบนหน้าเว็บไซต์ แล้วกดค้นหา
• เมื่อกดค้นหาเรียบร้อย จากนั้นให้คลิกที่ “ข้อมูลงบการเงิน” 
• เมื่อคลิกเสร็จเรียบร้อยระบบจะแสดงงบการเงินของบริษัทนั้น ๆ โดยจะแสดงข้อมูล 3-5 ปีล่าสุด

วิธีตรวจสอบงบการเงินของตัวเองออนไลน์

สำหรับผู้ที่มีธุรกิจเป็นของตัวเอง ต้องการดึงรายงานทางการเงินออกมาตรวจสอบ สามารถตรวจสอบงบการเงินของตัวเองออนไลน์เช่นกัน ซึ่งวิธีตรวจสอบงบการเงินของตัวเองออนไลน์ มีวิธีดังนี้

• เข้าตรวจสอบงบการเงินผ่านทางเว็บไซต์ DBD e-Filing และ Log-in ด้วยเลขทะเบียนนิติบุคคล 13 หลัก และรหัสผ่าน
• ตรวจสอบข้อมูลที่กรอกในระบบว่าตรงกับงบการเงินที่จัดทำขึ้นหรือไม่ เช่น ต้นทุน รายได้ สินค้าคงเหลือ โดยคลิกที่ “เตรียมข้อมูลงบการเงิน” > เตรียมข้อมูลแบบ Offiline
• เมื่อเข้ามาได้แล้วให้กด Download DBD XBRL in Excel ในรูปแบบไฟล์ .Zip เพื่อตรวจสอบข้อมูลที่กรอกในระบบกับงบการเงินว่าตรงกันหรือไม่ 
• หากตรวจสอบพบข้อผิดพลาด แนะนำให้แก้ไขในระบบให้เรียบร้อยก่อนยื่นในระบบ

GETBiz ชวนอ่านบทความและสาระดี ๆ เพิ่มเติม : ปิดงบเปล่าคืออะไร?

วิธีคัดงบการเงิน เลือกดูตัวเลขสำคัญอย่างไร 

การคัดงบการเงิน เป็นการเลือกดูตัวเลขสำคัญที่ช่วยบอกภาพรวมของธุรกิจ ว่าเงินของบริษัทถูกใช้ไปกับอะไรบ้าง และมีการหมุนเวียนอย่างไร สร้างผลตอบแทนได้คุ้มค่าหรือไม่ โดยรายการที่ควรให้ความสำคัญมีดังนี้

คัดดูรายการค่าใช้จ่ายคงที่ (Fixed Cost)

ค่าใช้จ่ายคงที่ คือค่าใช้จ่ายที่ธุรกิจต้องจ่ายเป็นประจำทุกเดือน ไม่ว่ายอดขายจะมากหรือน้อย เช่น ค่าเช่าสำนักงาน เงินเดือนพนักงาน หรือค่าเบี้ยประกัน ซึ่งการดูรายการค่าใช้จ่ายคงที่จะช่วยให้รู้ว่าธุรกิจมีต้นทุนขั้นต่ำเท่าไร มีต้นทุนในเรื่องใดบ้าง และต้องทำรายได้อย่างน้อยแค่ไหนถึงจะคุ้มทุน

คัดดูรายการค่าใช้จ่ายผันแปร (Variable Cost)

ค่าใช้จ่ายผันแปร เป็นค่าใช้จ่ายที่เพิ่มหรือลดตามยอดขายหรือการผลิต เช่น ค่าวัตถุดิบ ค่าขนส่ง หรือค่าคอมมิชชัน หากยอดขายเพิ่มขึ้นแต่กำไรไม่โตตาม อาจเป็นสัญญาณว่าต้นทุนส่วนนี้สูงเกินไป หรือมีบางขั้นตอนที่ควรปรับให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น

คัดดูรายการที่ผิดปกติหรือเกินงบประมาณ

ควรนำตัวเลขค่าใช้จ่ายจริงมาเทียบกับงบประมาณที่วางไว้ เพื่อดูว่ามีรายการไหนสูงผิดปกติหรือไม่มีที่มาชัดเจนหรือไม่ หากเจอค่าใช้จ่ายที่ดูผิดปกติ ควรรีบตรวจสอบทันที เพื่อป้องกันการใช้เงินเกินจำเป็นหรือความเสี่ยงด้านการทุจริต

ใช้ตัวเลขที่คัดมาเพื่อปรับแผนการใช้จ่าย

หลังจากคัดตัวเลขสำคัญออกมาแล้ว ควรนำไปใช้ปรับแผนการเงินจริง เช่น ลดค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็น ต่อรองต้นทุนกับซัพพลายเออร์ หรือโยกงบไปลงทุนในส่วนที่สร้างกำไรได้มากกว่า เพื่อให้เงินของธุรกิจถูกใช้ได้คุ้มค่าที่สุด

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยและสิ่งที่ควรรู้ในการตรวจสอบงบการเงิน 

แม้จะมีการทำบัญชีอยู่เสมอ แต่หากขาดการตรวจสอบที่รัดกุม อาจทำให้เกิดข้อผิดพลาดต่อธุรกิจในระยะยาวได้ โดยข้อผิดพลาดที่พบบ่อยและสิ่งที่ควรรู้ในการตรวจสอบงบการเงินมีดังนี้

ตรวจสอบไม่ครบทุกรายการ

การบันทึกตัวเลขผิด ลืมลงรายการ เอกสารไม่ครบ หรือตรวจสอบตกหล่น แม้หลายคนจะมองว่าเป็นเรื่องเล็ก ๆ แต่ในความเป็นจริงแล้ว หากปล่อยปัญหานี้สะสมไว้เรื่อย ๆ อาจเป็นปัญหาที่กระทบต่อธุรกิจในระยะยาวได้ โดยเฉพาะเมื่อต้องยื่นข้อมูลต่อกรมสรรพากร เพราะอาจทำให้เสี่ยงเจอภาษีย้อนหลัง เบี้ยปรับ และเงินเพิ่มที่กระทบต่อ Cash Flow ของธุรกิจได้

ไม่แยกค่าใช้จ่ายส่วนตัวออกจากธุรกิจ

การใช้เงินส่วนตัวปนกับเงินบริษัท หรือเอาค่าใช้จ่ายส่วนตัวมาเบิกเป็นค่าใช้จ่ายธุรกิจ เป็นปัญหาที่เจอบ่อยใน SME และทำให้งบการเงินไม่สะท้อนผลประกอบการจริง แถมยังเพิ่มความเสี่ยงในการถูกตรวจสอบ หากค่าใช้จ่ายนั้นไม่เกี่ยวข้องกับธุรกิจโดยตรง

ไม่อัปเดตงบการเงินอย่างสม่ำเสมอ

ควรอัปเดตตัวเลขของงบการเงินอยู่เป็นประจำ ไม่ควรรอเช็กตัวเลขแค่ตอนปิดบัญชีปลายปีเพียงอย่างเดียว เพราะอาจทำให้เจอปัญหาช้าเกินไป โดยเฉพาะถ้าธุรกิจเริ่มขาดทุนหรือมีค่าใช้จ่ายสูงผิดปกติ ซึ่งการหมั่นตรวจสอบงบการเงินอย่างสม่ำเสมอ เป็นรายเดือนหรือทุก ๆ ไตรมาสจะช่วยให้เห็นแนวโน้มเร็วขึ้น และสามารถปรับแผนรับมือปัญหาได้ทันก่อนที่ปัญหานั้นจะบานปลายอีกด้วย

การตรวจสอบงบการเงิน อีกหนึ่งขั้นตอนสำคัญ เพื่อรากฐานธุรกิจที่ยั่งยืน

จะเห็นได้เลยว่าการตรวจสอบงบการเงินจะช่วยให้คุณมองเห็นภาพรวมของธุรกิจได้อย่างทะลุปรุโปร่ง และสามารถวางรากฐานการเติบโตที่มั่นคงให้กับบริษัทได้ในระยะยาว หากมีความใส่ใจในรายละเอียดและตรวจสอบอย่างสม่ำเสมอ จะช่วยให้สามารถวางแผนรับมือกับปัญหาได้อย่างถูกต้อง ก่อนที่จะเกิดผลกระทบตามมา

การตรวจสอบงบการเงินไม่ใช่แค่ขั้นตอนปิดบัญชี แต่การตรวจสอบความถูกต้อง วางแผนภาษีให้เหมาะสม และลดความเสี่ยงจากการถูกตรวจสอบย้อนหลัง GETBiz พร้อมเป็นพาร์ทเนอร์ให้กับธุรกิจ ด้วยการให้คำแนะนำด้านการวางระบบบัญชีบริษัทโดยทีมผู้เชี่ยวชาญ ช่วยทบทวนรายการบัญชี ประเมินประเด็นภาษีที่ควรปรับปรุง และแนะนำแนวทางให้ธุรกิจใช้สิทธิประโยชน์ทางภาษีได้อย่างถูกต้อง คุ้มค่า และมั่นใจมากขึ้น

ให้การปิดงบและการวางระบบบัญชีบริษัทเป็นเรื่องง่ายขึ้น พร้อมต่อยอดสู่การวางแผนธุรกิจที่เติบโตได้อย่างยั่งยืน

ช่องทางการติดต่อ:

• Line: @GETBiz
• Facebook: GETBiz Thailand
• TEL: 02-107-4170

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับการตรวจสอบงบการเงิน 

ตรวจสอบงบการเงินควรทำบ่อยแค่ไหน

แนะนำให้ตรวจสอบงบการเงินภายในเป็นประจำทุกเดือน เพื่อให้เห็นผลประกอบการ กระแสเงินสด และความเคลื่อนไหวของธุรกิจแบบไม่ต้องรอปลายปี ส่วนการตรวจสอบงบเพื่อยื่นต่อหน่วยงานรัฐ โดยทั่วไปต้องทำอย่างน้อยปีละ 1 ครั้ง ตามรอบบัญชีของบริษัท

ตรวจสอบงบการเงินด้วยตัวเองได้ไหม หรือต้องจ้างผู้สอบบัญชี

เจ้าของกิจการสามารถตรวจสอบตัวเลขเบื้องต้น หรือดูงบเพื่อวางแผนธุรกิจเองได้ แต่ถ้าเป็นงบการเงินที่ต้องยื่นต่อกรมพัฒนาธุรกิจการค้าและกรมสรรพากร จำเป็นต้องมีผู้สอบบัญชีรับอนุญาต หรือผู้สอบบัญชีภาษีอากรรับรอง เพื่อให้ข้อมูลถูกต้องตามมาตรฐานที่กฎหมายกำหนด 

ถ้าไม่ตรวจสอบงบการเงินผิดกฎหมายไหม

การไม่ตรวจสอบงบการเงินถือว่ามีความผิดตามกฎหมาย โดยบริษัทมหาชน สถาบันการเงิน และนิติบุคคลต่าง ๆ จำเป็นจะต้องได้รับการตรวจสอบจากผู้สอบบัญชีรับอนุญาต (CPA) ทุกกรณี หากไม่ตรวจสอบงบการเงินอาจมีโทษปรับไม่เกิน 20,000 บาท