ปัญหาคลาสสิกที่ผู้ประกอบการส่วนใหญ่ต้องเจอ คือการขาดเอกสารที่ถูกต้องตามหลักบัญชี โดยเฉพาะการซื้อของสดในตลาด ที่แม่ค้ามักไม่มีใบกำกับภาษีหรือบิลเงินสดให้ แล้วการซื้อของไม่มีบิล ทํายังไงให้สามารถนำไปใช้เป็นค่าใช้จ่ายในการยื่นภาษีอย่างถูกต้องได้ โดยไม่ต้องกังวลว่าจะโดนสรรพากรเล่นงานย้อนหลัง บทความนี้จะช่วยให้ความกังวลเหล่านี้หมดไป หากรู้วิธีจัดทำเอกสารภายในอย่างเป็นระบบ
HIGHLIGHT
- เมื่อไม่มีบิลจากผู้ขาย ต้องมีการจัดทำใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน เพื่อยืนยันว่าค่าใช้จ่ายนั้น ๆ เป็นค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจริง
- ตัวอย่างหลักฐานที่สามารถใช้แนบเมื่อมีการเบิกจ่ายในกรณีไม่มีบิล เช่น สลิปโอนเงิน หรือรูปถ่ายสินค้า
- กรณีจ้างงานบริการหรือซื้อของมูลค่าสูง การขอสำเนาบัตรประชาชนของผู้รับเงิน สามารถใช้เป็นหลักฐานประกอบได้เช่นกัน
- การมีกฎเกณฑ์เรื่องการเบิกจ่ายที่รัดกุม มีส่วนช่วยให้สรรพากรยอมรับรายจ่ายนั้น ๆ ได้ง่ายขึ้น
ซื้อของไม่มีบิลแล้วจะทำบัญชีได้อย่างไร?
หลายคนเข้าใจผิดว่าหากไม่มีใบเสร็จรับเงินจากร้านค้า รายจ่ายก้อนนั้นจะไม่สามารถนำไปใช้คำนวณภาษีได้เลย ซึ่งในความเป็นจริงแล้วเป็นความเข้าใจที่ผิด เพราะกรมสรรพากรเปิดช่องทางให้ผู้ประกอบการสามารถบันทึกค่าใช้จ่ายไม่มีใบเสร็จเพื่อเป็นต้นทุนของกิจการได้ หากสามารถพิสูจน์ได้ว่ารายจ่ายนั้น ๆเกี่ยวข้องกับกิจการ และมีการจ่ายเงินออกไปจริง
หัวใจสำคัญของการแก้โจทย์ที่ว่า ซื้อของไม่มีบิล ทํายังไงให้ลงบัญชีได้ คือ การจัดทำเอกสารหลักฐานการจ่ายเงินที่น่าเชื่อถือขึ้นมาแทนบิล เพื่อยืนยันว่าเงินที่ออกจากบริษัทไม่ได้ถูกนำไปใช้ส่วนตัว แต่เป็นการใช้เพื่อขับเคลื่อนธุรกิจจริง ๆ ซึ่งต้องอาศัยความละเอียดรอบคอบในการจัดเตรียมเอกสาร เพื่อนำมาใช้ทดแทนบิลที่ขาดหายไป
วิธีบันทึกรายจ่ายจากกรณีที่ซื้อของแล้วไม่มีบิลมาด้วย ทำอย่างไร?
เมื่อคุณจ่ายเงินออกไปแล้วแต่ไม่ได้บิลกลับมาอย่าเพิ่งละเลยรายการนั้นไป การบันทึกบัญชีในกรณีนี้จะต้องใช้เอกสารภายในที่บริษัทจัดทำขึ้นเอง ได้แก่ ใบสำคัญจ่าย และเอกสารแนบอื่น ๆ
ใบสําคัญจ่าย คือเอกสารปะหน้าที่บริษัทออกเอง เพื่อสรุปว่า “กำลังจะจ่ายเงินค่าอะไร ให้ใคร และเท่าไหร่” โดยต้องมีลายเซ็นผู้อนุมัติจ่ายอย่างถูกต้อง ซึ่งใบสำคัญจ่ายนี้จะทำหน้าที่เป็นตัวคุมยอดเงินขาออกทั้งหมดของกิจการ
เอกสารอื่น ๆ ที่ต้องแนบตามมา คือ หลักฐานการจ่ายเงิน ซึ่งหากผู้รับไม่มีบิลให้ จะต้องจัดทำเอกสารที่เรียกว่า ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน โดยระบุวัน เดือน ปี รายการสินค้า และจำนวนเงินให้ชัดเจน พร้อมแนบหลักฐานการโอนเงิน หรือหลักฐานอื่น ๆ ประกอบด้วยเสมอ เพื่อให้มีน้ำหนักเพียงพอเมื่อถูกตรวจสอบ
กรณีที่ซื้อของจากตลาดมาไม่มีบิลทำอย่างไร?
หากต้องไปซื้อของจากร้านโชห่วยหรือร้านค้าในตลาดสดเพื่อมาใช้ในกิจการ แน่นอนว่าแม่ค้าคงไม่สามารถออกบิลให้ได้ แล้วแบบนี้ซื้อของไม่มีบิล ทํายังไงถึงจะลงบัญชีได้? ขั้นตอนการทำบิลจากการซื้อของในตลาดมีดังนี้
- ขอสำเนาบัตรประชาชนผู้ขาย (ถ้าทำได้) : หากยอดซื้อมีมูลค่าสูง การขอบัตรประชาชนผู้ขายพร้อมลายเซ็นรับรองจะทำให้เอกสารมีน้ำหนักมาก แต่หากเป็นยอดเล็ก ๆ น้อย ๆ และผู้ขายไม่สะดวก ให้ข้ามไปใช้ข้อถัดไปได้
- แนบรูปถ่ายและสลิปโอนเงิน : ยุคนี้การโอนเงินผ่าน QR Code ทำได้สะดวกมาก และชื่อในสลิปมักจะตรงกับชื่อร้านหรือชื่อเจ้าของร้าน ดังนั้น ให้ใช้สลิปนั้น ๆ เป็นหลักฐานการจ่ายได้ รวมถึงควรมีรูปถ่ายสินค้าที่ซื้อมาแนบไปด้วย เพื่อให้ยืนยันได้ว่ามีการซื้อขายสินค้าจริง
- จัดทำใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน: ผู้เบิกเงินต้องจัดทำเอกสารฉบับนี้ โดยต้องระบุรายละเอียดให้ครบถ้วนว่าซื้ออะไร จากร้านไหน วันที่เท่าไหร่ ราคาเท่าไหร่ ข้อมูลนี้สำคัญมาก และจะต้องแนบหลักฐานจากข้อข้างต้นด้วย
- ให้พนักงานเซ็นรับรอง : ผู้เบิกเงินต้องเซ็นชื่อรับรองการจ่ายเงินในเอกสาร และหัวหน้างานต้องเซ็นอนุมัติในใบสำคัญจ่าย เพื่อเป็นการตรวจสอบภายในอีกชั้นหนึ่ง
ซื้อของไม่มีบิล ทํายังไงให้เอาไปหักค่าใช้จ่ายภาษีได้อย่างมั่นใจ
การจัดการเรื่องรายจ่ายที่ไม่มีหลักฐานเป็นเรื่องละเอียดอ่อนของผู้ประกอบการ หากคุณละเลยและปล่อยให้รายจ่ายเหล่านี้ตกหล่นไป จะทำให้การคำนวณกำไรทางบัญชีคลาดเคลื่อน และต้องแบกรับภาระภาษีที่มากเกินจริง แต่ถ้าบันทึกโดยไม่มีหลักฐานรองรับ ก็เสี่ยงต่อการถูกประเมินภาษีย้อนหลังพร้อมเบี้ยปรับเงินเพิ่มได้เช่นกัน
ดังนั้น การทำเอกสารใบสำคัญจ่ายและใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงินต่อสรรพากรทุกครั้งอย่างถูกต้อง จึงเป็นเกราะป้องกันตัวเองได้ดีที่สุด แต่หากคุณรู้สึกว่าการจัดการเอกสารเหล่านี้ยุ่งยาก หรือไม่แน่ใจว่าระบบบัญชีที่ทำอยู่รัดกุมเพียงพอหรือไม่ GETBiz พร้อมเป็นที่ปรึกษาให้คุณ เรามีความเชี่ยวชาญด้านการ วางแผนภาษีธุรกิจ เพื่อให้คุณทำธุรกิจได้อย่างลื่นไหล ไม่มีสะดุด และถูกต้องตามหลักเกณฑ์ของสรรพากร โดยไม่ต้องมานั่งกังวลกับคำถามที่ว่าซื้อของไม่มีบิล ทํายังไงอีกต่อไป
ช่องทางการติดต่อ :
- Line : @getbiz
- Facebook : GETBiz Thailand
- TEL : 02-107-4170
คำถามที่พบบ่อย
ซื้อของไม่มีบิล ผิดกฎหมายไหม?
ไม่ผิดกฎหมาย แต่จะเป็นปัญหาทางภาษีหากคุณต้องการนำรายจ่ายนั้นมาคำนวณภาษีเงินได้ และไม่มีหลักฐานที่น่าเชื่อถือ
ซื้อของไม่มีบิล เอาไปหักค่าใช้จ่ายภาษีได้ไหม?
ได้ หากสามารถพิสูจน์ได้ว่ารายจ่ายนั้นเกี่ยวข้องกับกิจการจริง และต้องจัดทำเอกสารหรือแนบหลักฐานการชำระเงินให้ครบถ้วน
ซื้อของออนไลน์ ไม่มีบิล ทำยังไงดี?
ซื้อของออนไลน์แต่ไม่มีบิล สามารถใช้หลักฐานการโอนเงินและภาพถ่ายหน้าจอคำสั่งซื้อ ประกอบการทำใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงินเพื่อบันทึกบัญชีได้
