Benchmarking เทคนิคเพิ่มประสิทธิภาพธุรกิจจากการเปรียบเทียบกับคู่แข่ง

Benchmarking เทคนิคเพิ่มประสิทธิภาพธุรกิจจากการเปรียบเทียบกับคู่แข่ง

ในโลกของการแข่งขันทางธุรกิจที่นับวันจะทวีความรุนแรงมากขึ้น การค้นหาวิธีการเพิ่มประสิทธิภาพและสร้างความได้เปรียบให้กับองค์กรถือเป็นโจทย์สำคัญของผู้บริหารทุกคน หนึ่งในเทคนิคที่ได้รับความนิยมและถูกนำมาใช้อย่างแพร่หลายคือ Benchmarking ซึ่งเป็นกระบวนการเปรียบเทียบและเรียนรู้จากองค์กรที่มีแนวปฏิบัติที่เป็นเลิศ เพื่อนำมาปรับใช้ในการพัฒนาและปรับปรุงการดำเนินงานขององค์กรให้ดียิ่งขึ้น

Benchmark คืออะไร

Benchmark คือ กระบวนการในการวัดและเปรียบเทียบผลิตภัณฑ์ บริการ และวิธีการปฏิบัติงานขององค์กรกับองค์กรอื่นที่สามารถทำได้ดีกว่า โดยมีเป้าหมายเพื่อค้นหาแนวทางในการปรับปรุงและพัฒนาการทำงานให้มีประสิทธิภาพสูงสุด Benchmarking แบ่งออกเป็น 2 ประเภทหลัก ได้แก่ Internal Benchmarking ซึ่งเป็นการเปรียบเทียบภายในองค์กรเอง ระหว่างหน่วยงานหรือสาขาต่างๆ และ External Benchmarking ซึ่งเป็นการเปรียบเทียบกับองค์กรภายนอกที่อยู่ในอุตสาหกรรมเดียวกันหรือต่างอุตสาหกรรม เพื่อค้นหาแนวปฏิบัติที่ดีที่สุด (Best Practices) และนำมาประยุกต์ใช้

ขั้นตอนการทำ Benchmark

1. การวางแผนและกำหนดเป้าหมาย

เริ่มต้นด้วยการกำหนดปัญหาหรือประเด็นที่ต้องการปรับปรุง พร้อมทั้งตั้งเป้าหมายที่ชัดเจนและสามารถวัดผลได้

2. การเลือกคู่แข่งหรือองค์กรที่จะเปรียบเทียบ

พิจารณาคัดเลือกองค์กรที่มีผลการดำเนินงานที่โดดเด่นในด้านที่เราสนใจ ซึ่งอาจเป็นคู่แข่งโดยตรงหรือองค์กรต้นแบบในอุตสาหกรรมอื่นๆ ที่มีกระบวนการคล้ายคลึงกัน

3. การเก็บรวบรวมและวิเคราะห์ข้อมูล

ดำเนินการเก็บข้อมูลที่เกี่ยวข้องจากองค์กรที่เราเลือกมาเปรียบเทียบ ทั้งจากแหล่งข้อมูลปฐมภูมิและทุติยภูมิ จากนั้นนำข้อมูลมาวิเคราะห์เพื่อระบุช่องว่างของผลการดำเนินงานและปัจจัยแห่งความสำเร็จ

4. การปรับปรุงและพัฒนากระบวนการทำงาน

นำผลการวิเคราะห์มากำหนดแนวทางในการปรับปรุงกระบวนการและวิธีการทำงาน พร้อมทั้งจัดทำแผนปฏิบัติการและดำเนินการตามแผนที่วางไว้

5. การติดตามและประเมินผลการปรับปรุง

หลังจากมีการปรับปรุงและพัฒนากระบวนการแล้ว ต้องมีการติดตามและประเมินผลอย่างต่อเนื่อง เพื่อให้มั่นใจว่าการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นส่งผลในเชิงบวกต่อประสิทธิภาพการดำเนินงานขององค์กรอย่างแท้จริง

ปัจจัยสำคัญในการทำ Benchmarking ให้ประสบความสำเร็จ

1. การมีส่วนร่วมและการสนับสนุนจากผู้บริหารระดับสูง

การทำ Benchmarking จำเป็นต้องได้รับการสนับสนุนและผลักดันจากผู้บริหารสูงสุดขององค์กร เพื่อให้เกิดการขับเคลื่อนอย่างเป็นรูปธรรมและมีทรัพยากรเพียงพอ

2. การสื่อสารและสร้างความเข้าใจให้กับพนักงานทุกระดับ

องค์กรต้องมีการสื่อสารถึงความสำคัญและประโยชน์ของการทำ Benchmarking ให้พนักงานทุกคนเข้าใจและเห็นคุณค่า เพื่อให้เกิดความร่วมมือในการปรับเปลี่ยนและพัฒนากระบวนการทำงาน

3. การเลือกตัวชี้วัดและกระบวนการที่เหมาะสมในการเปรียบเทียบ

ต้องมีการกำหนดตัวชี้วัดผลการดำเนินงานและกระบวนการที่สำคัญ ซึ่งสอดคล้องกับวัตถุประสงค์และบริบทขององค์กร เพื่อให้สามารถวัดและเปรียบเทียบได้อย่างเหมาะสม

4. การมีวินัยและความมุ่งมั่นในการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง

การทำ Benchmarking ไม่ใช่กิจกรรมที่ทำเพียงครั้งเดียวแล้วเสร็จสิ้น แต่ต้องดำเนินการอย่างต่อเนื่องและสม่ำเสมอ เพื่อให้เท่าทันต่อการเปลี่ยนแปลงและสามารถรักษาความสามารถในการแข่งขันได้อย่างยั่งยืน

ข้อควรระวังและความท้าทายในการทำ Benchmarking

1. การเลือกคู่เทียบที่ไม่เหมาะสมหรือไม่สอดคล้องกับบริบทขององค์กร

การเลือกองค์กรที่จะนำมาเปรียบเทียบต้องพิจารณาถึงความเหมาะสมและความสอดคล้องกับลักษณะและบริบทขององค์กร มิเช่นนั้นอาจนำไปสู่การตั้งเป้าหมายที่เกินความสามารถหรือไม่ตรงกับความต้องการที่แท้จริง

2. การมุ่งเน้นแต่ตัวเลขหรือผลลัพธ์ โดยละเลยกระบวนการและปัจจัยความสำเร็จ

การทำ Benchmarking ต้องให้ความสำคัญกับการทำความเข้าใจถึงกระบวนการและวิธีการทำงานที่นำไปสู่ผลลัพธ์ที่ดีเยี่ยม ไม่ใช่แค่การเปรียบเทียบตัวเลขหรือผลการดำเนินงานเพียงอย่างเดียว

3. การขาดการติดตามและประเมินผลอย่างต่อเนื่อง

องค์กรต้องมีการติดตามและประเมินผลการปรับปรุงอย่างสม่ำเสมอ เพื่อให้มั่นใจว่าการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นส่งผลดีต่อการดำเนินงานอย่างแท้จริงและยั่งยืน มิใช่เป็นเพียงการปรับเปลี่ยนชั่วครั้งชั่วคราว

4. การไม่สามารถปรับใช้แนวปฏิบัติที่ดีให้เข้ากับบริบทขององค์กรได้

ความท้าทายสำคัญของการทำ Benchmarking คือการนำแนวปฏิบัติที่ดีจากองค์กรอื่นมาปรับใช้ให้เหมาะสมกับบริบทและวัฒนธรรมขององค์กรตนเอง ซึ่งต้องอาศัยความเข้าใจอย่างลึกซึ้งและการประยุกต์ใช้อย่างสร้างสรรค์

Benchmarking เป็นเครื่องมือที่ทรงพลังในการเพิ่มขีดความสามารถและสร้างความได้เปรียบในการแข่งขันให้กับองค์กร ผ่านการเรียนรู้จากประสบการณ์และแนวปฏิบัติที่ดีที่สุดขององค์กรอื่นๆ อย่างไรก็ตาม การทำ Benchmarking ให้ประสบความสำเร็จและเกิดผลลัพธ์ที่ยั่งยืน จำเป็นต้องอาศัยความมุ่งมั่น ความร่วมมือ และการดำเนินการอย่างเป็นระบบ ควบคู่ไปกับการปรับใช้ให้เหมาะสมกับบริบทเฉพาะขององค์กร เพื่อให้สามารถรักษาความสามารถในการแข่งขันและเติบโตอย่างต่อเนื่องท่ามกลางการเปลี่ยนแปลงในยุคปัจจุบัน